Het verschil tussen een boekhouder, administrateur en assistent accountant

Deze begrippen worden nog wel eens door elkaar gehaald en daarom vonden we het verstandig om een uitleg te geven over de verschillende beroepen en wat voor taken daarbij horen. Zo kun je op deze pagina alle informatie vergaren en daardoor kun je als student kiezen welk beroep jou het meeste aanspreekt.

Een boekhouder

Een boekhouder zorgt ervoor dat jouw financiële administratie klopt en normaliter zal hij deze dan ook voor je doen binnen een bedrijf. Daarnaast vult een boekhouder ook de boekingsstukken in. Dit zijn onder andere facturen, bankstukken en dergelijke. Iemand die een boekhouder is wordt ook vaak een financieel-administratieve medewerker genoemd.

Een bedrijfsadministrateur

Een administrateur is het hoofd van de administratie en hij zorgt ervoor dat de administratie van een bedrijf op orde is. Een administrateur heeft een aantal werkzaamheden die ze moeten verrichten. Dit zijn:

Boekhouden

De administrateur houdt alle financiële documenten bij van een bedrijf. Deze binnenkomende financiële documenten worden ingeboekt in de debiteuren- en crediteurenadministratie. Daarnaast zorgt een administrateur er ook voor dat afschriften in de kas-, bank- en giroboeken.

Personeelsadministratie bijhouden

Gegevens van personeel worden bijgehouden en verwerkt waardoor een administrateur gemakkelijk kan zien of iemand nog in dienst is voor het bedrijf. Daarbij zien zij ook alle ziekmeldingen en verlofaanvragen van de personeelsleden. Zo kan de administrateur in een oogopslag ziek hoeveel geld er uit gaat naar salarissen en kunnen ze deze informatie meenemen in hun balans.

Salarisadministratie

Na de personeelsadministratie komt er een salarisadministratie. Hierbij controleert de administrateur de bruto-netto-rekeningen, de salarisstroken en verwerken ze de beslagleggingen van een individueel personeelslid. Ook beantwoord de administrateur alle vragen omtrent salaris en alles wat daarmee samenhangt.

Verzekeringen

Een andere taak die de administrateur vaak heeft is het bijhouden van de verzekeringen. Deze verzekeringen gaan onder andere over gebouwen en brand, inventaris, transport en wagenpark, bedrijfsschade, geld en bedrijfsaansprakelijkheid.

Liquiditeit

Dit is een van de belangrijkste taken van een administrateur. Zij beheren namelijk de liquiditeit. Dat wil zeggen dat zij de bank- en kastegoeden bijhouden. Deze balans moet dan ook gelijk met elkaar op gaan en goed gepland worden. Daarbij zorgen administrateuren dat kredieten en spaartegoeden gecontroleerd en bijgehouden worden.

Correspondentie

Verder wordt de correspondentie over financiële zaken door een administrateur beheert. Denk hierbij aan facturen, betalingsherinneringen en aanmaningen. Ook het contact met de belastingdienst is een verantwoordelijkheid van een administrateur.

Opstellen van rapporten

Naast deze taken heeft een administrateur ook de verantwoording om rapporten op te stellen over hoe het bedrijf ervoor staat. Dit wordt op een periodieke manier bijgehouden en kan dus wekelijks, maandelijks of jaarlijks zijn. Daarnaast hebben sommige rapportages ook wettelijke verplichtingen. Deze rapportages kunnen gericht zijn op een interne groep zoals de directie maar het kan ook zijn dat ze een rapportage willen geven aan een externe partij. Een externe partij waar bedrijven bij moeten rapporteren zijn de Belastingdienst, het UWV, Het CBS, banken en kredietverzekeraars.

Verantwoordelijkheid

Een administrateur is door al deze taken ook verantwoordelijk hiervoor. Zo moet hij kunnen verantwoorden waarom hij een handeling heeft verricht bij bijvoorbeeld administratieve werkzaamheden, financiële boekingen, rapportages, het betalen van leveranciers en het doen van belastingaangiften.

Naast deze taken heeft een administrateur nog andere taken. Dit zijn onder andere:

• het jaarwerk voorbereiden voor de accountant
• het management informatie doorsluizen over de resultaten en balans van dat jaar
• een analyse verstrekken aan het management

Een assistent accountant

Als laatste hebben we een assistent accountant. Deze is altijd werkzaam op een accountantskantoor en heeft een functie die zeer breed is qua takenpakket. Zo kan het zijn dat kleine bedrijven hun administratie en alle orders en facturen naar een assistent accountant brengen en die ervoor zorgt dat dit allemaal wordt vastgelegd en uitgewerkt. Daarnaast analyseren zij de cijfers en geven op deze manier een advies. Dit is meestal vergelijkbaar met een administratiekantoor. Verder wordt de jaarrekening gecontroleerd door een baas van hem. In principe doet een assistent accountant een zuivere boekhouding verrichten voor jouw bedrijf.

Naast het werk bij een accountantskantoor kan een assistent accountant ook werken bij een groter accountantskantoor. Als je als assistent accountant bij zo'n bedrijf werkt ga je mee op bezoek naar de grotere bedrijven die verplicht zijn een accountantscontrole te hebben op hun jaarrekening. Meerdere assistent accountants gaan dan mee zodat ieder een eigen taak voorgelegd krijgt en de kans op fraude zeer klein wordt. De teamleider zorgt dat het werk goed gecoördineerd wordt. Als laatste wordt dan door de accountant (bijvoorbeeld een van de partners van het kantoor dat je bezoekt) een handtekening onder de jaarrekening gezet en zo wordt de accountantscontrole bevestigd.